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Immer wieder höre ich den Satz: „wir erwarten, dass unsere Expats im Ausland  klarkommen“. Das ist ja prinzipiell auch alles gut und richtig, Business ist kein Ponyhof. Selbst Unternehmen mit Tischkicker und Gratis-Äpfelchen wollen am Ende des Tages schwarze Zahlen sehen. Nur, wenn es nicht so läuft wie gedacht, kommt es häufig zum vorzeitigen Entsendungsabbruch. Das ist nicht nur unschön – in der Folge verlassen die Mitarbeiter auch oft das Unternehmen.

Welche Kosten bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Ich habe mir ein paar Gedanken dazu gemacht und die Punkte in einer Liste zusammengefasst. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ist sicher  je nach Mitarbeiter und Land, in das entsendet wird,  unterschiedlich zu bewerten.

Kosten der Entsendung

  • Auswahlprozess potentieller Assignees
  • Look and See Trip(s) für Mitarbeiter und Familie
  • Sprachtrainings  für Mitarbeiter und Familie
  • Interkulturelle Trainings für Mitarbeiter und Familie
  • Kosten Arbeitszeit die für Vorbereitung genutzt wird
  • Relocationkosten: Umzug, Möbel einlagern, Visa, Genehmigungen, Übersetzungen der Dokumente, Anmeldungen bei Behörden im Ausland,  Immobilienmakler, etc.
  • Arbeitszeit, die für Organisatorisches vor Ort genutzt wird
  • Diverse Heimflüge
  • Boni
  • Auslandszulage
  • Zulage für Schulkosten der Kinder
  • Ausgleich Währungsschwankungen
  • Eventuelle Zusatzversicherungen
  • Verwaltungsaufwand durch HR
  • Wohnungszuschlag
  • Eventuell Fahrer
  • Steuerberater internationale Steuer
  • Fachanwalt für Auslandsrecht
  • Zeit, bis Mitarbeiter die Abläufe in der ausländischen Niederlassung kennt und volle Leistung erbringen kann
  • Arbeitszeit, bis Business vor Ort aufgebaut ist bei Neugründung
  • Dazu: Gründungskosten, Büromiete, Makler, Consultants, Juristen, Heimflüge zur Absprache mit HQ

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Folgekosten eines vorzeitigen Abbruchs

  • Leistungsverluste durch Demotivation des Mitarbeiters bevor er abbricht
  • Rück-Abwicklung der Entsendung
  • Eventuell Kosten für Leistungen mit fester Laufzeit, die nicht sofort storniert werden können – Wohnungsmiete, Mietmöbel etc.
  • Gesichtsverlust in ausländischer Niederlassung, dadurch Demotivation anderer Mitarbeiter
  • Falls es noch ein neuer Markt ist, wird dieser nicht weiter bearbeitet beziehungsweise als „dieses Land funktioniert für unser Unternehmen nicht“ vollständig ad acta gelegt. In diesem Fall Rückabwicklung der Niederlassung
  • Gesichtsverlust beim Kunden, wenn bestehende Projekte nicht ordentlich abgewickelt und sauber übergeben werden.
  • Know-How-Verlust im Unternehmen (Brain Drain)
  • Kosten für Suche eines Ersatzes – Auswahlprozess, Jobannoncen, Headhunter, erneute Entsendekosten etc.
  • Eventuell nimmt der Mitarbeiter Kunden mit ins neue Unternehmen  – in Zeiten von Social Media hilft es da auch wenig, den Mitarbeiter nach Kündigung sofort freizustellen und aus dem Unternehmen zu eskortieren. Aber das nur am Rande.
  • Gehaltsweiterzahlung während Freistellung
  • Anwalts- und im schlimmsten Fall Gerichtskosten (ja, lassen Sie uns mal den Teufel an die Wand malen. Ist ja kein Ponyhof).
  • Eventuelle Umsatzeinbußen durch negative Außenwirkung im Markt (Menschen reden miteinander).
  • Reputationsverlust des Unternehmens durch negative Bewertungen in Portalen wir Kununu etc.
  • Entgangenes Business, das bei guter Vorbereitung zustande gekommen wäre/ Opportunitätskosten
  • Und einiges mehr. Die Liste ließe sich noch erweitern.

Wie lässt sich das in Euro beziffern?

Ich habe hier bewusst keine Zahlen angehängt. Zum einen ist es schwierig, die einzelnen Punkte im Detail zu beziffern. Zum anderen variieren die Ausgaben, je nach Unternehmen und Zielland sehr stark. Neulich sagte mir jemand: „unsere Expats bekommen nur das absolute Minimum. Ist halt so. Kostendruck“. Andere wiederum honorieren den Auslandsaufenthalt und bieten dem Expat die größtmögliche Unterstützung. Die er teilweise auch braucht, wenn er in ein Land mit erhöhtem Sicherheitsrisiko zieht. Das Büro im Ausland kann in der nobelsten Gegend sein – Standortwahl spielt eine große Rolle – oder ein kleines Büro irgendwo zur Untermiete. Das hängt von sehr vielen Faktoren ab. Wie dem auch sei, man kann den Betrag mit gutem Gewissen im höheren 6-stelligen Bereich ansiedeln.

Wie hoch ist die Zahl der Entsendungsabbrüche?

Aussagekräftige Zahlen zu Entsendungsabbrüchen zu finden ist schwierig, auch wenn es diverse Studien zum  Thema gibt. Entsendungen laufen in vielen Unternehmen oft nebenher. Die Zahlen werden nicht erhoben beziehungsweise nicht veröffentlicht.

Zudem scheitern auch manche Entsendungen, ohne dass der Aufenthalt im Ausland abgebrochen wird. Das läuft dann meist in der Kategorie „dieses Land macht für unser Unternehmen keinen Sinn“. Oder der Mitarbeiter sitzt die  Zeit unbeobachtet vom heimischen Unternehmen in Land X ab. Getreu dem Motto „das Beste draus machen“.

Bis Ziel-Kennzahlen erhoben werden und es auffällt, dass etwas nicht läuft wie gewünscht,  dauert ja meist etwas. Wenn man den akuten Handlungszwang bemerkt, ist es meist zu spät. Male ich hier ein schwarzes Bild? Vielleicht. Viele Auslandsniederlassungen werden sicher ein voller Erfolg und die Entsendung der Mitarbeiter ebenfalls. Nur wenn dem nicht so ist, versagen die üblichen Steuerinstrumente oder werden gar nicht angewandt – „aus den Augen aus dem Sinn“.

Oft kein  Interesse an Abbruchzahlen

Oft interessiert sich auch niemand wirklich für die Abbrüche im Unternehmen, solange es „nicht 5 im Jahr sind“, O-Ton einer HR Verantwortlichen. Man schiebt es auf die falsche Mitarbeiter-Auswahl und reagiert erst, wenn sich Abbrüche häufen. Tun sie das nicht, fällt das Thema unter „Mitarbeiter war schuld. Ist halt so“. Ist das wirklich so?

Kann man sich Desinteresse leisten?

Schaut man sich die Kosten an, ist jeder einzelne vorzeitige Entsendungsabbruch schon einer zu viel. Das fällt bei einem großen Konzern vielleicht nicht weiter ins Gewicht. Bei einem mittelständischen Unternehmen trifft es schon härter. Die Gründe für die Abbrüche sind vielschichtig. Meist beruhen sie jedoch auf dem gemeinsamen Nenner –  Mangelhafte Vorbereitung!

  • Die Bedingungen im Markt wurden vorab nicht genau geprüft (Marktanalyse, rechtliche Gegebenheiten etc.)
  • Der Mitarbeiter war unzureichend auf die kulturellen Gepflogenheiten im Business vorbereitet  (Interkulturelles Training, Business Knigge, Sprachkenntnisse etc).
  • Die Umstellung auf eine neue Umgebung und neuen Alltag vor Ort wurde unterschätzt (Verlassen der Komfortzone)

Fazit

Lassen Sie es daher nicht so weit kommen und bereiten Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf den Schritt ins Ausland vor. Es gibt sehr viel zu bedenken und zu beachten, sowohl bei der Gründung einer Auslandsniederlassung als auch beim Umzug ins Ausland. Was man bei der Vorbereitung spart, wird am Ende doppelt teuer.

Ich berate Sie gerne. Get in to​​​​​uch!

Allzeit eine gute Zeit!

Ihre Ute Schneider.

 

Was kostet eine gescheiterte Auslandsentsendung? Immer wieder höre ich den Satz: „wir erwarten, dass unsere Expats im Ausland  klarkommen“. Das ist ja prinzipiell auch alles gut und richtig, Business ist kein Ponyhof. Selbst Unternehmen mit Tischkicker und Gratis-Äpfelchen wollen am Ende des Tages schwarze Zahlen sehen.Da es aber überall „menschelt“ läuft auch die eine oder andere Auslandsentsendung nicht so wie geplant beziehungsweise wie erwartet. Erwarten kann man ja viel, nur sieht der Alltag halt doch meist anders aus. Wenn es nicht so läuft wie erwartet, brechen viele Assignee nicht nur den Auslandseinsatz ab, sondern verlassen in Folge auch oft das Unternehmen.Welche Kosten bedeutet das für ein Unternehmen? Ich habe mir ein paar Gedanken dazu gemacht und die Punkte in einer Liste zusammengefasst. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ist sicher  je nach Land. In das entsendet wird,  unterschiedlich zu bewerten. Kosten der EntsendungAuswahlprozess mit potentiellen AssigneesLook and See Trip(s) für Mitarbeiter und Familie Sprachtrainings  für Mitarbeiter und FamilieInterkulturelle Trainings für Mitarbeiter und FamilieKosten Arbeitszeit die für Vorbereitung genutzt wirdRelocationkosten: Umzug, Möbel einlagern, Visa, Genehmigungen, Übersetzungen der Dokumente, Anmeldungen bei Behörden im Ausland,  Immobilienmakler, etc. Arbeitszeit die für Organisatorisches vor Ort genutzt wirdDiverse HeimflügeBoniAuslandszulageZulage für Schulkosten der Kinder Ausgleich WährungsschwankungenEventuelle ZusatzversicherungenVerwaltungsaufwand durch HRWohnungszuschlagEventuell Fahrer Steuerberater internationale Steuer Fachanwalt für AuslandsrechtZeit, bis Mitarbeiter die Abläufe in der ausländischen Niederlassung kennt und volle Leistung erbringen kannArbeitszeit, bis Business vor Ort aufgebaut ist bei NeugründungDazu: Gründungskosten, Büromiete, Makler, Consultants, Juristen, Heimflüge zur Absprache mit HQ Folgekosten eines vorzeitigen AbbruchsLeistungsverluste durch Demotivation des Mitarbeiters bevor er abbrichtRück-Abwicklung der EntsendungEventuell Kosten für Leistungen mit fester Laufzeit, die nicht sofort storniert werden können – Wohnungsmiete, Mietmöbel etc. Gesichtsverlust in ausländischer Niederlassung, dadurch Demotivation anderer Mitarbeiter Falls es noch ein neuer Markt ist, wird dieser nicht weiter bearbeitet beziehungsweise als „dieses Land funktioniert für unser Unternehmen nicht“ vollständig ad acta gelegt. In diesem Fall Rückabwicklung der Niederlassung  Gesichtsverlust beim Kunden, wenn bestehende Projekte nicht ordentlich abgewickelt und sauber übergeben werden.Know How-Verlust im Unternehmen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlässtKosten für Suche eines Ersatzes – Auswahlprozess, Jobannoncen, Headhunter, erneute Entsendekosten etc. Eventuell nimmt der Mitarbeiter Kunden mit ins neue Unternehmen  – in Zeiten von Social Media hilft es da auch wenig, den Mitarbeiter nach Kündigung sofort freizustellen und aus dem Unternehmen zu eskortieren. Aber das nur am Rande. Gehaltsweiterzahlung während FreistellungAnwalts- und im schlimmsten Fall Gerichtskosten (ja, lassen Sie uns mal den Teufel an die Wand malen. Ist ja kein Ponyhof). Eventuelle Umsatzeinbußen durch negative Außenwirkung im Markt (Menschen reden miteinander). Reputationsverlust des Unternehmens durch negative Bewertungen in Portalen wir Kununu etc. Entgangenes Business, das bei guter Vorbereitung zustande gekommen wäre/ OpportunitätskostenUnd einiges mehr. Die Liste ließe sich noch erweitern. Wie lässt sich das in Euro beziffern? Ich habe hier bewusst keine Zahlen angehängt. Zum einen ist es schwierig, die einzelnen Punkte im Detail zu beziffern. Zum anderen variieren die Ausgaben, je nach Unternehmen und Zielland sehr stark. Neulich sagte mir jemand: „unsere Expats bekommen nur das absolute Minimum. Ist halt so. Kostendruck“. Andere wiederum honorieren den Auslandsaufenthalt und bieten dem Expat die größtmögliche Unterstützung. Die er teilweise auch braucht, wenn er in ein Land mit erhöhtem Sicherheitsrisiko zieht. Das Büro im Ausland kann in der nobelsten Gegend sein – Standortwahl spielt eine große Rolle – oder ein kleines Büro irgendwo zur Untermiete. Das hängt von sehr vielen Faktoren ab. Wie dem auch sei, man kann den Betrag mit gutem Gewissen im höheren 6-stelligen Bereich ansiedeln. Wie hoch ist die Zahl der Entsendungsabbrüche Aussagekräftige Zahlen zu Entsendungsabbrüchen zu finden ist schwierig, auch wenn es diverse Studien zum  Thema gibt. Entsendungen laufen in vielen Unternehmen oft nebenher. Die Zahlen werden nicht erhoben beziehungsweise nicht veröffentlicht. Zudem scheitern auch manche Entsendungen, ohne dass der Aufenthalt im Ausland abgebrochen wird. Das läuft dann meist in der Kategorie „dieses Land macht für unser Unternehmen keinen Sinn“. Oder der Mitarbeiter sitzt die  Zeit unbeobachtet vom heimischen Unternehmen in Land X ab. Getreu dem Motto „das Beste draus machen“.Bis Ziel-Kennzahlen erhoben werden und es auffällt, dass etwas nicht läuft wie gewünscht,  dauert ja meist etwas. Wenn man den akuten Handlungszwang bemerkt, ist es meist zu spät. Male ich hier ein schwarzes Bild? Vielleicht. Viele Auslandsniederlassungen werden sicher ein voller Erfolg und die Entsendung der Mitarbeiter ebenfalls. Nur wenn dem nicht so ist, versagen die üblichen Steuerinstrumente oder werden gar nicht angewandt – „aus den Augen aus dem Sinn“. Oft kein  Interesse an AbbruchzahlenOft interessiert sich auch niemand für die Abbrüche, solange es „nicht 5 im Jahr sind“, O-Ton einer HR Verantwortlichen. Man schiebt es auf die falsche Mitarbeiter-Auswahl und reagiert erst, wenn sich Abbrüche häufen. Tun sie das nicht, fällt das Thema unter „Mitarbeiter war schuld. Ist halt so“. Ist das wirklich so? Kann man sich Desinteresse leisten? Schaut man sich die Kosten an, ist jeder einzelne vorzeitige Entsendungsabbruch schon einer zu viel. Das fällt bei einem großen Konzern vielleicht nicht weiter ins Gewicht. Bei einem mittelständischen Unternehmen trifft es schon härter. Die Gründe für die Abbrüche sind vielschichtig. Meist beruhen sie jedoch auf dem gemeinsamen Nenner –  Mangelhafte Vorbereitung! Die Bedingungen im Markt wurden vorab nicht genau geprüft (Marktanalyse, rechtliche Gegebenheiten etc.) Der Mitarbeiter war unzureichend auf die kulturellen Gepflogenheiten im Business vorbereitet  (Interkulturelles Training, Business Knigge, Sprachkenntnisse etcDie Umstellung auf eine neue Umgebung und neuen Alltag vor Ort wurde unterschätzt (Verlassen der Komfortzone)FazitLassen Sie es daher nicht so weit kommen und bereiten Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf den Schritt ins Ausland vor. Es gibt sehr viel vorzubereiten und zu beachten, sowohl bei der Gründung einer Auslandsniederlassung als auch beim Umzug ins Ausland. Was man bei der Vorbereitung spart, wird am Ende doppelt teuer. Ich berate Sie gerne. Allzeit eine gute zeit! Ihre Ute Schneider.